Etika Berkomunikasi Melalui Media Telepon dengan Baik dan Santun
Tipsgayahidup.com – Salah satu cara menyampaikan sesuatu kepada orang lain untuk mencapai kesepahaman adalah dengan cara berkomunikasi. Ada banyak hal yang bisa kita lakukan dalam berkomunikasi agar tidak menimbulkan kesalahpahaman.
Komunikasi bisa dilakukan dengan cara bertatap muka secara langsung dan melalui media lainnya seperti : telepon, email, sms, facebook, whatsapp,twitter,instagram dan masih banyak lagi media yang bisa anda gunakan di era modern ini.
Nah, sebenarnya komunikasi paling aman dan mudah adalah komunikasi secara langsung, karena anda langsung berhadapan dengan lawan bicara. Dengan berkomunikasi secara langsung akan meminimalisasi terjadinya kesalahpahaman.
Sedangkan komunikasi melalui media atau secara tidak langsung lebih banyak terjadi hal-hal yang menimbulkan terjadinya perselisihan pendapat jika anda tidak berhati-hati.
Etika Berkomunikasi Melalui Media Telepon dengan Baik dan Santun
Setiap perusahaan memiliki etika dan standart komunikasi yang berbeda-beda. Kesuksesan sebuah usaha juga tergantung pada standart komunikasi yang digunakan perusahaan tersebut.
Melalui komunikasi yang baik sebuah usaha akan mendapatkan relasi yang banyak karena pelayanan yang diberikan melalui media komunikasi berhasil.
Komunikasi yang baik adalah komunikasi yang santun,tepat dan bijaksana kepada lawan bicara anda baik secara langsung maupun secara tidak langsung. Kepribadian seseorang juga terlihat dari cara mereka berkomunikasi.
Untuk menghindari terjadi kesalahpahaman saat berkomunikasi secara tidak langsung ada beberapa hal yang perlu anda perhatikan.
Misalnya komunikasi lewat telepon hal yang perlu diperhatikan adalah menggunakan bahasa yang baik dan jelas, Langsung pada point yang dibahas jangan berbelit-belit. Selanjutnya adalah intonasi suara yang baik dan jelas agar lawan bicara lebih paham maksud anda.
Berikut ini adalah beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam berkomunikasi melalui telepon dikantor :
Etika Berkomunikasi Melalui Media Telepon dengan Baik dan Santun
- Etika Menerima Telepon
Seorang karyawan yang baik adalah yang mengerti apa yang harus dilakukan tanpa harus diperintah atasannya.
Jika dikantor anda ada telepon masuk pastikan pada dering kedua anda sudah mengangkatnya. Jangan sampai telefon berdering lebih dari dua kali karena hal tersebut menandakan standart komunikasi dikantor anda buruk.
Langkah 1
Setelah mengangakat telepon ucapkan salam pada penelpon , Misal : “Selamat pagi” atau “Selamat Siang” , kemudian sebutkan nama perusahaan anda dan perkenalkan diri anda ,contoh ; “ (Nama Perusahaan), dengan Milea ada yang bisa saya bantu ? “.
Nah, dengan permulaan yang sopan dan satun maka penelpon akan lebih menghargai anda dan perusahaan dimana anda bekerja.
Gunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar, biasakan bahasa yang formal karena sedang dikantor. Nada bicara yang halus dan sopan, pastikan volume suara anda dapat didengar dengan baik oleh lawan bicara anda. Jangan terlalu pelan, juga jangan terlalu keras karena nanti terkesan anda sedang marah.
Langkah 2
Selanjutnya yang anda lakukan adalah menanyakan dengan siapa anda berbicara, kemudian tanyakan keperluannya. Jika telepon tersebut untuk anda pastinya bisa anda jawab secara langsung ditelepon tersebut.
Tapi jika telepon tersebut untuk rekan kerja anda yang harus anda lakukan adalah memohon penelpon untuk menunggu karena akan anda sambungan ke line telepon rekan kerja yang dimaksud.
Sampaikan kepada rekan kerja anda bahwa ada telepon dari Ibu “X” dari perusahaan mana dengan jelas agar rekan kerja anda tahu siapa yang menelponnya. Karena dengan mengetahui si penelpon rekan kerja anda tidak perlu berrtanya lagi kepada si penelpon.
Hal tersebut membuat komunikasi lebih efektif dan efisien. Sebaiknya biasakan memanggil dengan sebutan Ibu atau Bapak kepada penelpon yang masuk dikantor anda hal tersebut lebih formal dan sopan.
Etika Berkomunikasi Melalui Media Telepon dengan Baik dan Santun
Langkah 3
Jika ternyata penelpon ingin berbicara dengan atasan anda tetapi ketika anda sambungkan beliau sedang tidak ada ditempat atau ada tamu, hal yang harus anda lakukan adalah berterima kasih kepada penelpon karena sudah menunggu.
Kemudian meminta maaf kepada penelpon karena ternyata atasan anda sedang tidak ada ditempat. Kemudian tanyakan kepada penelpon apakah ada pesan yang bisa anda sampaikan nanti.
Atau minta nomer teleponnya agar nanti atasan anda dapat menelpon balik jika sudah ada dikantor. Segera sampaikan pesan kepada atasan anda agar atasan anda menghubungi si penelpon, hal tersebut harus segera anda lakukan agar tidak lupa.
Langkah 4
Terakhir saat penelpon selesai berbicara kepada anda, ucapkan terima kasih dan tunggu penelpon yang menutup telepon terlebih dahulu.
Hal tersebut merupakan salah satu etika menerima telepon yang baik dan benar, bahwa yang harus menutup telepon terlebih dahulu adalah yang menelpon bukan penerima telepon.
Etika Berkomunikasi Melalui Media Telepon dengan Baik dan Santun
- Etika Menelpon
Sebaliknya jika anda yang ingin menelpon harus memperhatikan beberapa hal agar etika berkomunikasi selalu terjaga dengan baik.
Langkah 1
Pertama seperti halnya menerima telpon ketika anda akan menelpon pun yang harus dilakukan adalah mengucapkan salam : “Selamat Pagi” atau “Selamat Siang” kepada lawan bicara anda ditelepon. Kemudian perkenalkan diri anda dan nama perusahaan anda seperti pada saat anda menerima telepon diatas.
Langkah 2
Jika yang anda telepon adalah orang yang anda yang anda cari, langsung bicarakan keperluan anda dengan jelas,singkat dan padat. Jangan bertele-tele ketika anda berbicara dengan seseorang ditelepon apalagi untuk urusan pekerjaan.
Gunakan bahasa yang baik dan sopan, atur volume dan nada bicara anda dengan baik. Tapi jika penerima telepon bukan orang yang anda maksud , yang harus anda sampaikan adalah : “ Mohon maaf bisa disambungkan dengan Ibu Milea? “ .
Ketika penerima telepon menjawab akan menyambungkan jangan lupa ucapkan terima kasih.
Etika Berkomunikasi Melalui Media Telepon dengan Baik dan Santun
Langkah 3
Jika orang yang anda maksud sedang tidak berada dikantor anda bisa menyampaikan pesan singkat atau meninggalkan nomer telepon anda. Tapi lebih baiknya anda berjanji akan menelpon kembali nanti.
Langkah 4
Terakhir ketika pembicaraan sudah selesai jangan lupa ucapkan terima kasih kepada lawan bicara anda. Nah, karena anda yang menelpon anda boleh menutup telepon terlebih dahulu.
Etika Berkomunikasi Melalui Media Telepon dengan Baik dan Santun
- Etika Bersosial Media
Selain berkomunikasi menggunakan media telepon, ada banyak alat komunikasi lainnya yang juga mempunyai etika dan standart perlu anda perhatikan.
Belakangan ini komunikasi lewat sosial media (dunia maya) bukan hal yang tabu lagi, komentar pada kolom twitter atau facebook sudah merupakan salah satu hal yang biasa. Untuk itu anda harus lebih bijaksana dalam mengomentari suatu artikel atau status seseorang.
Karena jika anda mengunakan kalimat dan bahasa yang tidak sopan pasti akan menimbulkan masalah dikemudian hari. Di era terbuka banyak orang yang dengan mudahnya menulis dan berkomentar sesuka hatinya
Hati-hati karena sesuai arahan Kemeninfo bahwa kita harus bijaksana menggunakan sosial media karena jika terbukti melanggar akan terkena pasal UU ITE.
Sebagai orang yang professional anda harus bijak menggunakan alat komunikasi dengan baik, jangan mudah terprovokasi atau memprovokasi melalui tulisan atau upload-an. Jangan pula selalu membuat status yang berisi keluhan-keluhan atau curhatan yang tidak penting. Ingat kata pepatah jaman now : “Statusmu harimaumu”.
Etika Berkomunikasi Melalui Media Telepon dengan Baik dan Santun
Karena dari status yang anda tampilkan baik di whatsapp,facebook ataupun twitter akan mencerminkan keadaan anda yang seharusnya tidak perlu diketahui banyak orang. Biasakan untuk tidak curhat mengenai kondisi anda melalui social media , karena kadang hal tersebut berdampak kurang baik.
Alangkah lebih baik jika anda mengupload sesuatu yang bermanfaat bagi banyak orang, bisa berupa artikel atau kata-kata yang memotivasi siapa saja yang membacanya.
Jadilah pribadi yang bersahaja yang bisa menempatkan diri anda dengan baik dimanapun anda berada. Komunikasi yang salah akan menimbulkan masalah yang merugikan diri anda, tapi komunikasi yang cerdas akan mendatangkan banyak keuntungan bagi diri anda dan perusahaan anda.
Itulah beberapa etika berkomunikasi yang baik dan santun menggunakan media telefon dan media social yang bisa anda praktekan.
Semoga bermanfaat.
Baca juga :
Tips Cerdas Selalu Tampil Menarik Dan Percaya Diri Dikantor